Comptabilité du majeur protégé : récupération des écritures bancaires

Le tuteur ou curateur renforcé doit rendre compte chaque année de sa gestion auprès du tribunal. Pour cela il doit tenir la comptabilité personnelle du majeur protégé, qui comprendra à minima l'ensemble des opérations bancaires ayant eu lieu sur les comptes du majeur protégé.

Mais la saisie manuelle de toutes ces opérations est longue et fastidieuse. Sans parler des risques d'erreurs. Heureusement il existe un moyen pour faciliter ce travail : la récupération informatique des écritures bancaires.

2 méthodes de récupération informatique des écritures bancaires

Toutes les banques proposent 2 manières de procéder :

  • le téléchargement manuel de fichiers d'écritures

    Cela consiste à vous connecter sur le site de la banque et récupérer des fichiers contenant les écritures. Généralement cette opération doit se faire protégé par protégé, et même bien souvent compte par compte. Cela prend donc un certain temps. En outre, vous ne pouvez récupérer que les écritures suffisamment récentes : le plus souvent moins de 30j ou moins de 3 mois. Vous devez donc veiller à vous connecter régulièrement. Une fois les fichiers récupérés, vous devez les importer dans votre logiciel.

    Si vous entendez parler de fichiers csv, money, quicken, ofx alors il s'agit de cette méthode (la liste n'est pas exhaustive car les formats sont très disparates).
    Cette solution est généralement gratuite.

  • la télé-transmission bancaire

    Celle-ci s'opère directement de logiciel à logiciel, sans intervention manuelle. Votre logiciel se connecte chaque jour au système de la banque et récupère toutes les écritures de la veille pour tous les comptes bancaires bénéficiant de ce service. Cette manière de procéder est évidemment idéale pour économiser votre temps. Elle présente aussi l'avantage d'avoir une visibilité au jour le jour sur la situation des comptes, ce qui permet de réagir à la moindre écriture anormale. Enfin il est également possible d'utiliser ce canal pour envoyer à la banque des ordres de virement.
    Si vous entendez parler de ETEBAC ou EBICS alors il s'agit de cette méthode. ETEBAC est la norme en vigueur depuis 20 ans. Elle sera remplacée fin 2011 par EBICS, nouvelle norme adaptée à internet et à l'espace de paiement européen.
    Cette solution est payante.

En pratique : pour le tuteur familial

Les services bancaires de télétransmission ne sont pas commercialisés pour les particuliers et leur coût est prohibitif pour un tuteur familial.

Par conséquent celui-ci ne dispose que de la première solution. Heureusement il n'a que quelques comptes à gérer et cela s'avérera le plus souvent une solution tout à fait satisfaisante.

En pratique : pour le MJPM

La seconde solution pourrait être idéale pour les professionels mais elle comporte quelques limitations :

- le premier, technique, réside dans la difficulté à configurer et à contrôler le bon fonctionnement de la connexion avec la banque. Lorsque le logiciel est installé sur un ordinateur du MJPM cette complexité est souvent jugée rédhibitoire. La solution de Tutelle Au Quotidien supprime totalement cet inconvénient car ce sont nos serveurs qui se connectent avec la banque. Vous ne vous occupez de rien.

- le second, économique, réside dans la tarification de ce service bancaire dont le coût est fixe et indépendant du nombre de compte ou du volume des flux. Et comme ce coût est en moyenne de 50 à 100€ par mois, l'utilisation d'un tel service n'est rentable que pour les banques dans lesquelles se trouvent un volume de comptes suffisant. Ce qui incite à regrouper les comptes au risque de ne pas "respecter l'identité bancaire du majeur protégé" comme l'a voulu la réforme. Pour notre part, nous avons intégré cet objectif de multi-bancarité dans nos tarifs pour vous aider à le respecter : vous pouvez échanger des données avec autant de banques que vous voulez sans impact sur le coût de notre service.

Par conséquent, tant que les banques n'auront pas adapté les tarifs de leurs services de télé-transmission, vous devrez utiliser de manière concomitante :
- la télé-transmission avec les banques principales (gérant un nb de comptes suffisant)
- le téléchargement manuel des fichiers pour les comptes des banques non principales et ayant des écritures fréquentes
- la saisie manuelle pour les comptes ayant peu d'écritures (il sera plus rapide de saisir 2 écritures par mois que de télécharger/importer tous les mois un fichier)

Si vous utilisez le logiciel de Tutelle Au Quotidien

Notre logiciel permet d'utiliser librement ces solutions sans coût supplémentaire.

Le système de reconnaissance/affectation automatique des écritures fonctionne aussi bien avec un fichier téléchargé/importé qu'avec la télétransmission. Ainsi, si ovus êtes MJPM, vous restez libres de vous organiser comme vous le souhaitez et, plus important encore, de pouvoir faire évoluer vos méthodes au rythme que vous voulez, quand vous voulez.

Car tout cela évolue très vite...