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Outils de la réforme

Calcul et facturation des émoluments
 

Calcul de l'assiette de ressources, application du barème : chaque étape est facilitée par des explications et des assistants. Les provisions mensuelles et la régularisation annuelle sont facilitées à l'extrême. Un systeme de validation vous permet de confier la saisie à un assistant tout en conservant le contrôle total de la facturation effective. D'un seul coup d'oeil vous avez la liste des factures à émettre. Chaque mois, trois clics suffisent pour facturer les émoluments des curatelles simples. Enfin, la facture produite contient toutes les informations pour expliquer le calcul au majeur protégé et le justifier vis à vis du greffier en chef.

Validation différée (Saisie assistant/ Validation MJPM)

La validation différée permet d'être en conformité avec l'article 452 du Code-Civil et l'article 3 du décret n°2008-1484 qui imposent au MJPM de valider lui-même le calcul et le paiement des émoluments dûs.
Avec la validation différée, vous pouvez confier la saisie et la préparation des données à un assistant. Lorsqu'un dossier est préparé il vous le soumet en un clic... et vous pouvez contrôler et réaliser l'acte proprement dit au moment qui vous arrange.

La validation différée permet également de mettre en suspens une saisie en cours en attendant de vérifier ou compléter l'information. Ce qui, par exemple, s'avère très utile lorsqu'il faut rassembler progressivement différentes informations pour déterminer l'assiette de ressources servant de base au calcul des émoluments.

Récépissé de remise des documents obligatoires

Le récépissé prévu à l'article D.471-10 du CASF comporte de nombreuses informations, tant sur le MJPM que sur le protégé. Pour éviter de ressaisir ces informations, vous pouvez produire ce récépissé directement depuis votre espace de gestion. Le présentation claire et aérée du document renforce votre image de professionnel.

Déclaration semestrielle d'activité

Si vous exercez à titre individuel, vous devez déclarer chaque semestre aux juges et au préfet le nombre de mesures gérées et le nombre de secrétaires spécialisés employés (art.R472-10 du CASF). La production automatique de cette déclaration vous fera gagner un temps précieux. Le document est conforme au formulaire cerfa n°13932-01.

Protection de la personne

Suivi du projet de vie

Le projet de vie est l'élément clé de la participation du majeur protégé à sa mesure. Il permet de l'associer dans la mesure du possible aux choix effectués. En traçant les observations faites, les décisions prises, et les résultats obtenus, il peut permettre de responsabiliser la personne protégée.
Tracer les principaux événements de gestion du projet de vie permet également au MJPM de valoriser son action et d'en rendre compte auprès du juge. Le MJPM choisit librement les notes et événements à restituer dans le rapport annuel de gestion pour obtenir le niveau de détail voulu par le juge des tutelles.

   
Dossier médical

Le Dossier Médical vous permet de regrouper les informations médicales essentielles concernant la personne protégée : allergies, régimes particuliers, échéances des rappels de vaccination, etc. Cela permet notamment au MJPM de veiller à ce que les intervenants soient bien informés des contre-indications à prendre en considération.
Comme pour le projet de vie, il est possible de tracer les principaux événements et de faire apparaître tout ou partie de ces informations dans le rapport annuel destiné au juge des tutelles. Ils peuvent également être édités comme éléments justificatifs d'une requête.

   
Suivi des conditions de logement

Les conditions de logements sont un critère essentiel de la protection de la personne, de sa dignité et de sa sécurité. Le MJPM peut assurer un suivi particulier de l'état du logement, programmer éventuellement des aménagements, mais aussi piloter les contrats de prestations nécessaires au maintien à domicile.
La gestion informatique du dispositif d'aide à domicile permettra au MJPM de mieux piloter ce dispositif, de le budgéter, et d'être prévenu des échéances clés. En traçant ainsi les moyens de protection mis en oeuvre, il pourra aussi valoriser son travail auprès du juge et se justifier en cas de recherche de responsabilité.

   
Pilotage des référents médico-sociaux

Animer le réseau médico-social nécessaire à la protection de la personne vulnérable est l'une des tâches prioritaires du MJPM. Mais ce rôle n'est pas toujours aisé car il nécessite des partages réguliers d'informations.
L'annuaire des intervenants facilite cela. Commun à l'ensemble de vos mesures, vous pouvez facilement envoyer un courrier ou un email à vos interlocuteurs. Vous pouvez régler et comptabiliser leurs prestations en une seule saisie. Vous bénéficiez pour chacun d'une vision 360° incluant toutes les personnes dont vous vous occupez en commun.

   

Gestion comptable et patrimoniale

Saisie comptable intuitive

Les écritures peuvent être saisies sans formation comptable.
Les formulaires de saisie sont proches des documents justificatifs : facture, chèque, relevé bancaire, etc. Il suffit de reporter les montants et informations qui y figurent : le module comptable se charge de les traduire en écritures comptables conformes aux normes de la profession.
Et cela n'empêche pas les familiers de la comptabilité de retrouver toutes les notions et mécanismes comptables habituels : lettrage, pointage, rapprochement, etc.

   
Enregistrer / contrôler / payer les factures

Enregistrer une facture vous permet de programmer son paiement. Vous pouvez également stocker le document électronique. Une astuce : en optant pour l'option "Facture électronique" proposée par de nombreux acteurs, vous évitez de devoir scanner le document papier.

Payer une facture peut se faire très simplement par ordre de virement télétransmis. Vous pouvez également gérer un paiement par chèque, avec ou sans compte de passage.

Contrôler une facture nécessite de contrôler la nature justifiée ou non des prestations facturées. Pour les prestations récurrentes, la comptabilité analytique par contrat vous permet de détecter facilement une variation brutale de montant. Quant aux paiements par prélèvement automatique : le rapprochement bancaire permet de contrôler les montants prélevés et facturés.

   
Comptabilité analytique

La comptabilité analytique est un élément clé du rapport de gestion, mais aussi du pilotage budgétaire. En regroupant les revenus ou les dépenses par objet (et non par nature) elle permet de comparer les montants d'une année à l'autre.
L'espace de gestion intègre nativement des axes par contrat, bien et interlocuteur. Comme Monsieur Jourdain qui faisait de la prose sans le savoir, vous ferez de la comptabilité analytique sans le savoir... mais vous verrez vite l'intérêt que cela présente !

   
Suivi patrimonial détaillé

Initialisé par l'inventaire, le suivi du patrimoine nécessite une grande vigilance et une réactualisation annuelle. Immobilier, finance, endettement... la complexité est grande.
L'espace de gestion vous permet de gérer de manière homogène l'ensemble des composantes de l'actif et du passif des personnes protégées. Cette simplicité de gestion ne vous empêche cependant pas de gérer des éléments tels que l'usufruit, la nue-propriété, les régimes matrimoniaux, les valeurs et dates d'acquisition, etc. Autant d'informations nécessaires pour réaliser une analyse patrimoniale précise ou une déclaration d'ISF...

   
Plan comptable spécifiquement adapté

Le plan comptable a été spécifiquement étudié pour être compatible avec :
- le futur portail de la justice, qui vous permettra de télétransmettre directement les rapports de gestion aux tribunaux ;
- les règles de l'impôt sur les revenus et des droits à allocations, afin que les balances comptables vous permettent de remplir aisément ces déclarations ;
- les besoins du suivi patrimonial et de l'ISF, pour que les données utiles soient immédiatement disponibles dans la balance comptable.

   
Télétransmission multibancaire quotidienne

La télétransmission bancaire vous permet de récupérer automatiquement les écritures de vos protégés, mais aussi d'envoyer vos ordres de virement.
Contrairement aux logiciels traditionnels, vous n'avez aucun frais téléphonique et vous n'avez à vous soucier de rien : Tutelle Au Quotidien assure la supervision technique des transmissions. En outre celles-ci s'opèrent entre nos serveurs et ceux des banques, donc entre deux points beaucoup plus sécurisés que votre réseau local.
Vous pouvez échanger avec autant de banques que vous le souhaitez : il vous suffit de souscrire un contrat de télétransmission auprès des banques souhaitées et de nous transmettre les informations communiquées par celles-ci. Ainsi vous respecterez l'article 427 du Code Civil, tout en bénéficiant d'une productivité comptable maximale

   

Gestion administrative

Etat civil, couverture sociale, impôts

Les informations sur l'état civil, la couverture sociale ou les revenus fiscaux de référence font partie des informations les plus fréquemment demandées. Une fois saisies, non seulement vous les aurez sous la main, mais elles seront directement insérées dans vos courriers et autres éditions de documents.
Pour les papiers d'identité, avis d'imposition et autres documents justificatifs, la solution la plus efficace consiste à les numériser et à les classer dans l'espace de gestion. Ainsi vous pourrez les joindre à un courrier en quelques clics.

   
Gestion des contrats et ressources

Chaque contrat et chaque ressource peut être enregistré dans l'espace de gestion avec les références de contrat, d'allocataire et autres. Vous pourrez ainsi y faire automatiquement référence dans vos courriers et y associer les documents numérisés que vous souhaitez.
Enfin, le rattachement des écritures comptables vous permettra de bénéficier de divers assistants. Par exemple, l'assistant de facturation des émoluments utilise la nature de la ressource pour vous aider à construire l'assiette de calcul des émoluments.

   
Contrôle des échéances

Le respect des diverses échéances est un vrai casse-tête. Or laisser passer certaines échéances peut coûter cher.
Pour réduire ce risque et gagner du temps, il vous suffit de préciser les dates d'échéances et délai de préavis des contrats, droits et obligations du majeur protégé. Ensuite l'espace de gestion vous alertera à l'arrivée d'une échéance. Vous pourrez également éditer des plannings par thème afin de voir l'ensemble des échéances concernant, par exemple, les déclarations fiscales, l'envoi des attestations d'assurance, etc.

   
Suivi contractuel a 360°

Le suivi contractuel à 360° vous permet de voir, pour chaque contrat, l'ensemble des informations utiles :
- les caractéristiques, échéances et conditions contractuelles
- les documents associés au contrat (ceux que vous avez numérisés) : contrat et avenants, factures, relevés, courriers, etc.
- les écritures liées à la vie du contrat : paiements ou encaissements successifs

   
Calcul des reversements ASH

Le bénéfice de l'Aide Sociale à l'Hébergement nécessite de reverser chaque trimestre une partie variable des revenus du bénéficiaire. La règle exacte de calcul est fixée par la décision du Conseil Général.
Exclusif Tutelle Au Quotidien : l'assistant ASH vous permet d'enregistrer facilement les règles définies par le CG. Puis, chaque trimestre, vous produisez automatiquement le calcul des reversements à effectuer. Comptez environ 10 minutes par dossier, vérification et préparation du chèque ou du virement inclus. Combien de temps cela vous prend-il actuellement ?

     

Gestion de la mesure

Etat d'inventaire

La saisie de l'inventaire initial permet d'éditer l'état d'inventaire destiné au tribunal. Il pourra être transmis via le portail de la justice lorsque celui-ci sera opérationnel.
Pour vous éviter de saisir plusieurs fois les mêmes informations, l'espace de gestion en profite pour amorcer les informations administratives et/ou comptables liées. Ainsi vous gagnez du temps et vous êtes assurés de la cohérence générale des données.

 
Rapport de Gestion Annuel

Le Rapport de Gestion Annuel est la clé de voûte du dispositif de protection. Il doit tout à la fois :
- fournir au greffier en chef des tableaux et listing permettant de contrôler facilement la bonne gestion des ressources de la personne protégée ;
- permettre au juge des tutelles de contrôler aisément la bonne protection de la personne et de son patrimoine ;
- pouvoir servir de support d'explication vis à vis du majeur protégé ;
- être suffisamment clair et précis pour protéger le MJPM des incompréhensions et suspicions futures susceptibles de provoquer des actions en justice, notamment de la part des futurs héritiers.

Exclusif Tutelle Au Quotidien : l'Atelier de construction du Rapport de Gestion
Pour répondre à tous ces objectifs, vous disposez d'un atelier vous permettant d'assembler et définir comme vous le souhaitez le contenu du Rapport de Gestion. Vous disposez d'ores et déjà de plus de 20 briques élémentaires que vous pouvez assembler comme vous le souhaitez. Vous fixez le plan, les titres, les textes d'explication, etc. Et de nouvelles briques viennent régulièrement enrichir vos possibilités.

Bien entendu, nous vous fournissons aussi un Rapport de Gestion déjà configuré et prêt à l'emploi. Vous pouvez donc démarrer directement et produire un Rapport de Gestion Annuel dont la qualité démontrera votre professionnalisme.

Si vous avez souscrit à un abonnement "Administratif" ou "Comptable", les chapitres du Rapport de Gestion traitant des sujets non compris dans votre abonnement ne pourront bien sûr pas être édités, faute de données les concernant.

 

Partiel

Partiel

Complet

Preparation / Envoi / Suivi des requetes

La rédaction des requêtes rejoint théoriquement la gestion des courriers. Cependant la complexité et l'enjeu sont bien supérieurs. Pour vous aider à les rédiger, vous disposez de modèles et vous pouvez aisément y joindre les pièces justificatives nécessaires.
Le module de "Préparation, Envoi et Suivi des requêtes" vous aide à rédiger la requête, vous permet de l'envoyer en LR/AR, et vous permet de suivre le déroulement de la procédure. Des alertes vous permettent de relancer le tribunal si besoin. Lorsque vous recevez l'ordonnance du juge vous pouvez la numériser et la classer aux côtés de votre requête.
Ainsi vos documents juridiques sont classés et sauvegardés. Vous pourrez les retrouver à tout moment si, par malchance, vous deviez vous défendre en justice.

A noter : lorsque le portail des tutelles du Ministère de la Justice sera opérationnel, vous pourrez transmettre vos requêtes au tribunal via ce portail. Vous n'aurez pas à changer vos habitudes de travail car le principe sera le même que celui que nous avons déjà mis en place. Simplement la dernière étape d'envoi par courrier sera remplacée par la transmission au portail de la justice.

L'abonnement "Administratif" vous donne accès aux requêtes concernant la personne et sa situation administrative et judiciaire.
L'abonnement "Comptable" vous donne accès aux requêtes concernant le patrimoine et les revenus du majeur protégé.

 

Partiel

Partiel

Complet

Services "Synergie"

Sur l'annuaire public

L'annuaire public contient les noms et coordonnées de certaines catégories d'acteurs : agences bancaires, Conseils Généraux, DDASS, CAF, etc. Ces coordonnées sont mises à jour par Tutelle Au Quotidien, mais chaque MJPM peut ajouter des coordonnées privées ou/et signaler une adresse obsolète ou un acteur à ajouter. Ainsi chaque parcelle d'information utile est mise au service de tous les utilisateurs.
Exemples d'acteurs traités dans l'annuaire public :


  • Banques et Agences bancaires
  • Conseils généraux
  • CAFs
  • CRAMs, MSAs

D'autres acteurs publics seront progressivement ajoutés.

Sur les modèles de courrier et autres documents

Les modèles de courrier font l'objet d'une veille permanente et sont mis à jour en fonction de l'évolution des textes et de la jurisprudence. Vous pouvez utiliser vos propres modèles mais dans ce cas vous perdrez le bénéfice de cette veille.
Les demandes et remarques faites par chaque utilisateur permettent également d'améliorer et enrichir ce catalogue de modèles. Vous bénéficiez donc d'une dynamique collective qui contribue à votre sécurité juridique et à la qualité de vos prestations.
Les modèles sont étudiés pour répondre notamment aux exigences suivantes :


  • Conformité juridique et précision administrative ;
  • Impact sur le destinataire afin d'obtenir le résultat voulu ;
  • Explication et pédagogie, notamment pour les courriers à destination des personnes protégées et de leurs proches ;
  • Encombrement réduit pour limiter le nb de pages et les frais postaux.

Gestion documentaire

Numérisation et téléchargement

Pour numériser vos documents, nous vous conseillons vivement d'utiliser un scanner ou une imprimante multi-fonction doté d'un chargeur de documents. Nous pourrons vous conseiller quelques appareils de référence si vous le souhaitez.
Autre conseil : de nombreux organismes permettent de recevoir des documents électroniques. En utilisant cette option, vous évitez l'étape de scannerisation et, par la même occasion, vous faites un geste pour la planète...
Tous les formats de document sont acceptés, mais si vous souhaitez pouvoir le joindre à un courrier il vous faut utiliser le format pdf (Acrobat).

 
Classement

Un assistant de classement vous permet de classer rapidement et précisément les documents chargés. Majeur protégé, Contrat, Interlocuteur, Bien, date, nature, etc. : grâce à ces critères de classement votre document sera intégré dans chaque contexte utile. Il contribuera à construire la vision à 360°, exclusivité de Tutelle Au Quotidien.

Stockage

Vos documents sont stockés aussi longtemps que vous le souhaitez (et que vous êtes abonnés).
Vous sécurisez ainsi vos archives et vous êtes en mesure de les reconstituer en cas de sinistre dans vos bureaux : dégâts des eaux, incendie, etc.

Consultation

Vous pouvez consulter vos documents autant que vous voulez, à toute heure, et depuis n'importe quel ordinateur connecté à internet.
Dans le cadre de vos démarches administratives, cela peut notamment vous permettre d'imprimer ou d'envoyer par email un document à votre correspondant et de ne pas rentrer "bredouille" à cause d'un simple justificatif manquant.

 

Caractéristiques

Nb de postes de travail

Illimité

Illimité

Illimité

Illimité

Nombre d'utilisateurs

Illimité

Illimité

Illimité

Illimité

Télétransmission multibancaire

sans objet

sans objet

Illimitée

Illimitée

Durée minimale d'abonnement

Aucune

Aucune

Aucune

Aucune

Prix et paiement (tarifs TTC)

Abonnement mensuel fixe

15€ TTC

-

-

22€ TTC

+ prix mensuel TTC par mesure(*)

0,4 à 0,3€

-

-

2 à 1,4€

Frais de mise en service (en sus le 1er mois)

45€ TTC

Documents

Conditions Générales de Ventes

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Exemples de tarifs

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-

102€

78 mesures

47€

-

-

182€

127 mesures

65,80€

-

-

273€

215 mesures

97,40€

-

-

422€


(*) De la 1ère à la 100ème mesure : 2€TTC par mesure, facturé par tranche de 5 mesures.
De la 101ème à la 200ème mesure : 1,7€TTC par mesure supplémentaire, facturé par tranche de 10 mesures.
De la 201ème à la 300ème mesure : 1,5€TTC par mesure supplémentaire, facturé par tranche de 10 mesures.
De la 301ème à la 500ème mesure : 1,4€TTC par mesure supplémentaire, facturé par tranche de 20 mesures.