Bonsoir,
S'il y a eu des maladresses dans les réponces qui vous ont été données, elles trahissent un mal être de notre profession à laquelle les pouvoirs publics ont donné un cadre sans pour autant prévoir une légitime reconnaissance de la qualité du travail fourni.
Pour répondre à votre question, dans ma pratique:
1/consultation du dossier au tribunal et recueil des données imporatntes (personne à l'origine de la demande, motifs, médecins de famille, psy, aidants familliaux, personnes bienveillantes, problèmatiques évoquées. Attention les problèmatiques évoquées ne sont pas toujours une réalité.
2/Courrier (sous la forme la moins violente possible) à la personne ou à sa famille éventuelement, proposant un rendez vous de rencontre.
Mettez vous à ma place de la personne qui bénéficie de la mesure.Elles sont trop souvent mal informées des conséquences. Combien de fois ai-je eu devant moi des personnes qui m'ont dit: "Je suis d'accord, je veux être aidé, la tuelle va me trouver un logement,..., J'aurai plus de dettes, etc...
L'ouverture de la mesure et un moment important dont vous avez bien raison de vous souciez. C'est toujours une violence (tot ou tard il faudra "déposseder" la personne adulte de ses moyens de pouvoirs dans une société ou, le pouvoir c'est l'argent, la possibilté de consommer et ou l'on pense qu'exister ou s'exprimer passe par les attributs du pouvoir. Bref rien que sur ce sujet on pourrait faire une formation.
3/La rencontre. Je m'appuis sur les documents de base (Charte des droits et libertés, document d'information, etc) pour expliquer ce qu'est la mesure et toutes ses conséquences. J'informe la personne de son droit à appel. Je tente de la rassurer sur mon fonctionnement personnel (clareté des comptes, mise à dispositon immédiate des justificatifs de dépenses, implication de la personne sur toutes les decisions la concernant, lecture de touts les écrits et consentement de transmission de ceux-ci, ...)
J'essaye de lui faire comprendre que je suis là pour être garant de sa volonté et non pas pour la soumettre à la mienne comme les médias me cessent de le faire croire.
C'est aussi, un moment important d'observations...
4/Sauf si on me les donne spontanément, je ne demande jamis les documents indispensables à l'ouverture de suite. Je propose un autre rendez-vous pour cette remise.....
En fait, il n'y a pas d'autres règles à la prise de relation que celles que vous aurez vous même induites... Le cadre est clair mais les moyens restent humains et individuels.
Il est parfois plus simple et plus humain de dire votre doute plutot que de laisser croire à votre omniscience, la mesure peut être un partage ou une contrainte à vous de choisir.